10 conseils pour rédiger un courrier électronique de meilleure qualité et plus professionnel

10 conseils pour rédiger un courrier électronique de meilleure qualité et plus professionnel

Malgré la popularité des SMS et des médias sociaux, le courrier électronique reste la forme de communication écrite la plus répandue dans le monde des affaires - et le plus souvent abusé. Trop souvent, les courriels se cassent, grondent et aboient, comme si être concis signifiait que vous deviez avoir l'air autoritaire. Pas si.

Considérez ce message électronique récemment envoyé à tous les membres du personnel d'un grand campus universitaire:

Il est temps de renouveler les autocollants de stationnement de votre corps professoral / personnel. Les nouveaux autocollants sont requis au plus tard le 1 er novembre. Les règles et règlements en matière de stationnement exigent que tous les véhicules conduits sur le campus portent l’autocollant actuel.

Gifler un "Salut!" en face de ce message ne résout pas le problème. Cela ne fait qu'ajouter un faux air de chumminess.

Au lieu de cela, considérez à quel point l'e-mail serait plus agréable et plus court - et probablement plus efficace - si nous ajoutions simplement un "s'il vous plaît" et adressons directement au lecteur:

Veuillez renouveler les autocollants de stationnement de votre corps professoral / personnel avant le 1er novembre.

Bien sûr, si l'auteur du courrier électronique avait vraiment gardé les lecteurs à l'esprit, ils auraient peut-être inclus un autre élément utile: un indice sur le mode et le lieu de renouvellement des décalcomanies. En utilisant comme exemple le courrier électronique concernant les décalques de stationnement, essayez d’incorporer ces conseils dans votre propre écriture pour obtenir des courriers électroniques de meilleure qualité, plus clairs et plus efficaces:

  1. Remplissez toujours la ligne de sujet avec un sujet qui signifie quelque chose pour votre lecteur. Pas "Décalques" ou "Important!" mais "Date limite pour les nouveaux autocollants de stationnement."
  2. Mettez votre point principal dans la phrase d'introduction. La plupart des lecteurs ne resteront pas pour une fin surprise.
  3. Ne commencez jamais un message avec un vague "This" - comme dans "Cela doit être fait avant 17h00". Précisez toujours ce que vous écrivez.
  4. N'utilisez pas TOUTES LES MAJUSCULES (ne criez pas!), Ni toutes les lettres minuscules (à moins que vous ne soyez le poète E. E. Cummings).
  5. En règle générale, PLZ évite les textpeaks (abréviations et acronymes): vous pouvez être ROFLOL (rouler sur le sol en riant), mais votre lecteur risque de se demander WUWT (qu'est-ce qui se passe là-dessus).
  6. Soit bref et poli. Si votre message dépasse deux ou trois courts paragraphes, envisagez (a) de réduire le message ou (b) de fournir une pièce jointe. Mais dans tous les cas, ne craignez pas, ne grondez pas et n'aboyez pas.
  7. N'oubliez pas de dire "s'il vous plaît" et "merci". Et le dire. Par exemple, "Merci d'avoir compris pourquoi les pauses de l'après-midi ont été supprimées" est simple et peu sérieux. Ses ne pas poli.
  8. Ajoutez un bloc de signature avec les informations de contact appropriées (dans la plupart des cas, votre nom, votre adresse professionnelle et votre numéro de téléphone, ainsi qu'un avertissement légal si votre société l'exige). Le faites vous avoir besoin encombrer le bloc signature avec une citation et une illustration intelligentes? Probablement pas.
  9. Éditez et relisez avant de cliquer sur "envoyer". Vous pensez peut-être que vous êtes trop occupé pour faire transpirer les petites choses, mais malheureusement, votre lecteur peut penser que vous êtes un idiot insouciant.
  10. Enfin, répondez rapidement aux messages sérieux. Si vous avez besoin de plus de 24 heures pour collecter des informations ou prendre une décision, envoyez une brève réponse expliquant le retard.